views

บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน

บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน


งานด้านบัญชีเป็นงานที่นอกจากจะต้องใช้ความรู้ความสามารถเฉพาะทางแล้วนั้นความละเอียดรอบคอบก็ถือเป็นอีกหนึ่งทักษะที่นักบัญชีทั้งหลายจำเป็นต้องมี

หากความผิดพลาดเล็กๆ น้อย ๆ เช่น การใส่ตัวเลขขาดหรือเกินลงไป หรือแม้กระทั่งการลืมใส่จุดสักจุดนึงก็อาจจะส่งผลกระทบที่ร้ายแรงและก่อให้เกิดความเสียหายกับบริษัทได้

งานด้านบัญชี ถือเป็นงานที่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ ซึ่งหลาย ๆ
ครั้ง เอกสารเหล่านั้นก็หน้าตาแทบจะไม่ต่างกัน จนอาจก่อให้เกิดความสับสนได้


ซึ่งหากขาดความรู้ความเข้าใจ และประสบการณ์ที่ดีแล้วนั้น ก็อาจทำให้เรานำเอกสารต่าง ๆ เหล่านั้นมาใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็เป็นได้โดยเฉพาะเอกสารที่คนมักจะเข้าใจผิดบ่อย ๆ

อย่าง บิลเงินสด และ ใบเสร็จรับเงิน ที่หลายคนคิดว่าคือเอกสารแบบเดียวกันและคิดว่าเอกสารทั้งสองอย่างนี้ สามารถใช้แทนกันได้วันนี้เราจะมาดูความแตกต่างระหว่าง บิลเงินสด และใบเสร็จรับเงินกัน


ใบเสร็จรับเงิน

    ถ้าพูดถึงใบเสร็จรับเงินเชื่อว่าทุกท่านน่าจะคุ้นเคยกับคำนี้มากกว่าคำว่าบิลเงินสดใช่ไหมล่ะคะเพราะใบเสร็จนั้นถือได้ว่าเป็นเอกสารทางการเงินที่เราเห็นกันได้แบบทั่ว ๆ ไป

ในการเข้าร้านสะดวกซื้อห้างสรรพสินค้า หรือซุปเปอร์มาร์เก็ตเราก็มักจะได้รับกระดาษหนึ่งใบที่ระบุรายการสิ่งของรวมถึงมูลค่าที่เราได้ใช้จ่ายออกไปหรือในหลาย ๆ ครั้ง

ที่เรามักจะได้ยินประโยคที่แสนคุ้นเคยจากลูกค้าหลังจากรับสินค้าหรือบริการของเราแล้วว่า “ ขอใบเสร็จฯ ด้วย ” ทั้งหมดที่กล่าวมาคือใบเสร็จชนิดเดียวกันซึ่งนั่นก็คือ “ใบเสร็จรับเงิน” นั่นเอง

ความหมายจริง ๆ ของใบเสร็จรับเงิน หมายถึงเอกสารหรือหลักฐานในการรับเงิน ที่ผู้ให้บริการหรือจำหน่ายสินค้า หรือพูดง่าย ๆก็คือ ผู้รับเงินนั่นเอง ต้องออกให้กับผู้ซื้อหรือผู้มาใช้บริการเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่า ได้มีการชำระเงินแล้ว

คำถามต่อมาที่คนสงสัยเกี่ยวกับใบเสร็จก็คือแล้วถ้าไม่ออกใบเสร็จให้ล่ะ จะมีผลอะไรไหม ? คงต้องบอกว่าการออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าไม่ใช่เพื่อใช้เป็นหลักฐานเพียงเท่านั้น

แต่เป็นสิ่งที่ตามกฎหมายกำหนดไว้ว่าหากมีการรับเงินเกิดขึ้น ผู้รับเงินต้องให้ใบเสร็จกับผู้จ่ายเงินโดยทันทีถึงแม้ว่าผู้จ่ายเงินจะไม่ได้ร้องขอก็ตาม หากฝ่าฝืนถือมีโทษทางกฎหมาย

โดยมีโทษถูกปรับหรือจำคุกไม่เกิน1 เดือน แต่ก็มีข้อกำหนดเพิ่มเติมเล็กน้อยจากกรมสรรพากรว่าหากเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ในกรณีที่มีการใช้จ่ายไม่เกิน 100 บาท ไม่จำเป็นต้องออกใบเสร็จนั่นเอง

อีกสิ่งสำคัญที่ควรต้องระวังเกี่ยวกับใบเสร็จก็คือการแก้ไขใบเสร็จรับเงิน หรือการสร้างรอยขีดฆ่าต่าง ๆ ลงในใบเสร็จ ใบกรณีแบบนี้แนะนำให้ออกใบเสร็จใบใหม่

หรือหากทำไม่ได้ก็ควรลงชื่อผู้ออกใบเสร็จกำกับไว้หากมีการเขียนใบเสร็จในกรณีที่ไม่มีการซื้อขายหรือรับเงินจริง ๆ ถือเป็นความผิดร้ายแรงทางกฎหมาย


บิลเงินสด

    หลังจากที่ได้รู้จักกับใบเสร็จรับเงินไปแล้วเรามาทำความรู้จักกับบิลเงินสดกันบ้างดีกว่า

บิลเงินสด หมายถึงหลักฐานหรือเอกสารที่ผู้รับเงินใช้ออกให้กับผู้จ่ายเงิน

ใช้แสดงเป็นหลักฐานว่าผู้ให้บริการหรือจำหน่ายสินค้าได้รับเงินจากผู้มาใช้บริการแล้วนั่นเองพูดมาถึงตรงนี้แล้วหลายท่านคงเกิดคำถามในใจว่า แล้วแบบนี้บิลเงินสดมันต่างกันยังไงกับใบเสร็จรับเงินล่ะ ?

จริงๆ แล้วเอกสารทั้ง 2 อย่างนี้ มีไว้เพื่อวัตถุประสงค์เดียวกันคือการใช้ออกเป็นหลักฐานในการรับเงินแต่ด้วยแบบฟอร์มของบิลเงินสดที่ถูกจัดทำขึ้นมาเพื่อให้ผู้รับเงินเขียนกรอกรายละเอียดลงไปด้วยลายมือ

จึงทำให้ความเป็นทางการน้อยกว่าใบเสร็จรับเงินนั่นเอง อีกทั้งบิลเงินสด สามารถระบุได้เฉพาะชื่อผู้รับเงินแต่ไม่สามารถระบุรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ชำระได้ 

และถึงแม้ว่าเราจะสามารถนำบิลเงินสดมาลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในธุรกิจของเราได้แต่ไม่สามารถนำใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เนื่องจากในบิลเงินสดนั้น มีข้อมูลไม่ครบถ้วนตามที่สรรพากรกำหนด  

การใช้บิลเงินสดเป็นการเขียนจึงทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายทั้งรอยขีดเขียน หรือไม่มีชื่อผู้รับเงิน เป็นต้น


ข้อแตกต่างระหว่างใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด

    คงต้องบอกว่าดูเผิน ๆ แล้วทั้งใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด ดูไม่ได้แตกต่างกันเท่าไหร่นักเพราะเอกสารทั้ง 2 ประเภทนี้ มีไว้เพื่อวัตถุประสงค์เดียวกันคือ

ใช้เป็นหลักฐานในการรับเงินโดยมีข้อแตกต่างกันก็คือความน่าเชื่อถือ

    ใบเสร็จรับเงินจะมีข้อมูลที่ครบถ้วนไม่ว่าจะเป็น รายละเอียดของผู้ซื้อ รายละเอียดของผู้ขาย รายละเอียดของสินค้าและบริการ  จึงถือเป็นหลักฐานการรับเงินที่ชัดเจนและน่าเชื่อถือ  

    แต่หากบิลเงินสดที่เราได้รับมานั้นมีรายละเอียดที่ชัดเจนและครบถ้วน ก็ถือเป็นหลักฐานที่น่าเชื่อถือได้เช่นกันโดยควรประกอบไปด้วย ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย รายละเอียดของสินค้าและบริการทั้งจำนวนและมูลค่า ลายเซ็นของทั้งผู้รับเงินและผู้จ่ายเงินนั่นเอง


ความสำคัญของหลักฐานในการรับเงิน

    ในชีวิตประจำวันเมื่อเราได้รับใบเสร็จรับเงินในการซื้อของแต่ละครั้ง นอกจากจะเป็นหลักฐานยืนยันว่าเราได้ชำระเงินให้กับสินค้าและค่าบริการนั้นแล้วจริงๆ เรายังได้เห็นรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้านั้น ๆ

รวมทั้งมูลค่าสินค้าอีกด้วยที่จะช่วยให้เรานำมาใช้เป็นหลักฐานได้ในหลายกรณี เช่น เมื่อได้รับเงินทอนไม่ครบได้รับสินค้าไม่ครบ หรือหากผู้รับเงินตั้งข้อพิพาทว่ายังไม่ได้รับเงินจากเรา

เราก็สามารถนำใบเสร็จนี้ไว้ใช้เพื่อแสดงความบริสุทธิ์ใจของเราได้ และอีกเรื่องหนึ่งที่ควรทราบก็คือหากคุณเป็นผู้ประกอบกิจการในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ควรหลีกเลี่ยงการซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขายที่ไม่ได้อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเนื่องจากกิจการเหล่านั้นไม่สามารถออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบให้คุณได้

จึงต้องใช้การออกบิลเงินสดให้แทน ซึ่งจุดนี้จะทำให้เราเสียเปรียบในระบบการค้าทางด้านภาษีนั่นเอง



ถึงแม้ข้อแตกต่างระหว่างบิลเงินสด และใบเสร็จรับเงิน จะไม่มากนัก

    แต่ก็คงต้องยอมรับว่ายังมีข้อจำกัดและวิธีการใช้งานที่ค่อนข้างต่างกันหากเราไม่มีความรู้ความชำนาญในเรื่องนี้ ก็อาจจะส่งผลให้เรานำเอกสารทั้ง 2 อย่างนี้ไปใช้ผิดประเภท

และก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทของเราก็เป็นได้ดังนั้นเพื่อเป็นการเพิ่มความมั่นใจให้กับบริษัทและเพื่อลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

เราจึงควรมีที่ปรึกษาด้านบัญชีที่ดี ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 25 ปีเต็ม สำนักงานบัญชีพีทูพีบริการที่ปรึกษาบัญชี

ช่วยให้คุณหมดความกังวลเรื่องของเอกสารและระบบบัญชีต่างๆ  เพื่อให้คุณโฟกัสด้านการดำเนินกิจการได้มากขึ้น เพื่อธุรกิจที่มั่นคงมีประสิทธิภาพ และถูกต้องตามกฎหมาย

บริษัท สำนักงานบัญชี พีทูพี จำกัด
โทรศัพท์ :  097 236 2994
ไอดีไลน์ :  p2pacc
www.p2paccounting.com
www.p2paccounting.blogspot.com
www.facebook.com/p2paccounting

บทความที่น่าสนใจ